Sprawna obsługa korespondencji w 4 krokach

Korespondencja seryjna to gwarancja efektywnej i komfortowej pracy całego biura, a przy tym niższe koszty zarządzania pocztą. Jak skutecznie zautomatyzować obsługę przesyłek?

Podpowiadamy!

1. Korespondencja wychodząca – efektywne umieszczanie listów w kopercie

Składanie i umieszczanie dokumentów w kopertach, a następnie ich zaklejanie to zajęcie wyjątkowo czasochłonne, a przy tym monotonne i wymagające dokładności. Przeciętny pracownik w ciągu jednej godziny może przygotować do wysyłki średnio 100 kopert. Z pomocą przychodzi mu maszyna do kopertowania – kopertownica, upraszczająca proces poprzez automatyczne składanie różnego rodzaju dokumentów, umieszczanie ich w kopertach o wybranym rozmiarze oraz zaklejanie. Cicha i wydajna maszyna do kopertowania wykonuje operacje w krótkim czasie i z doskonałą precyzją – dzięki czemu wychodzące przesyłki wyróżnia estetyczny wygląd. W Docufield oferujemy systemy kopertujące Neopost pracujące z dużymi prędkościami np. DS200i potrafiący zapakować 5000 kopert na godzinę lub jeszcze wydajniejszych – w zależności od potrzeb użytkownika. Nie zapominamy również o użytkownikach z mniejszą ilością wysyłki, dla nich mamy w ofercie kopertownice takie jak DS64i, DS75i lub kompaktowy DS40i rozmiarami niewiele większy od drukarki biurowej.

2. Korespondencja przychodząca – wygodne i bezpieczne otwieranie listów

Obsługa korespondencji przychodzącej to spore wyzwanie, zwłaszcza dla dużych firm otrzymujących dziennie setki listów. Otwieraczki do listów stanowią nieocenioną pomoc wszędzie tam, gdzie liczy się szybkość dotarcia przesyłki do adresata oraz bezpieczeństwo zawartości koperty. Oferowane przez nas otwieraczki Neopost pozwalają sprawniej zarządzać otrzymaną korespondencją, zapewniając wygodny dostęp do przesyłki i minimalizując ryzyko jej uszkodzenia. Łatwe w obsłudze i przenoszeniu otwieracze do listów otwierają od 300 listów na minutę i to bez konieczności wstępnego sortowania kopert. Wystarczy położyć listy na podajniku, by otwieraczka automatycznie je pobrała, bezpiecznie otworzyła, a następnie umieściła na tacy odbiorczej. Pozostaje wyjęcie zawartości koperty. Jednocześnie urządzenie odciąża pracowników w wykonywaniu powtarzalnych zadań – zaoszczędzony w ten sposób czas mogą oni poświęcić na wykonywanie kluczowych zadań.

3. Sprawne i estetyczne adresowanie korespondencji

Na wyposażeniu biur ceniących szybkie i wygodne zarządzenie korespondencją nie może zabraknąć również urządzenia do nadruku kopert, czyli adresarki na przykład Neopost AS-970C. Znana też jako drukarka do kopert, automatyzuje adresowanie listów – z powodzeniem nadrukowuje niewielkie, jak i zajmujące całą powierzchnię kopert grafiki. Adresarka to świetna alternatywa dla drukarek laserowych i atramentowych, które są wolniejsze, podatne na uszkodzenia, a przy tym ograniczone pod względem nadruku na nietypowych formatach. Monotonne, ręczne nanoszenie danych odbiorcy i nadawcy listu przestaje być dzięki adresarce problemem. Tam, gdzie wysyła się setki listów dziennie, pozwoli też ona obniżyć koszty naklejek adresowych, kreować profesjonalny wizerunek firmy oraz eliminować ryzyko błędnego odczytania danych i opóźnień w dostarczeniu przesyłki.

4. Pełna obsługa nadawanych przesyłek

Ostatnim, choć nie najmniej ważnym z urządzeń, jakie przyśpieszają obsługę korespondencji, są terminale pocztowe. Automatyzują one pracę biura poprzez znakowanie, ważenie, nadawanie, a także liczenie korespondencji nadawanej przez klientów biznesowych Poczty Polskiej. Podobnie jak przedstawione wcześniej urządzenia terminale pocztowe usprawniają codzienną wysyłkę przesyłek listowych, zwłaszcza tych nadawanych w ogromnych ilościach. Automatycznie nanoszą na kopercie takie informacje, jak: identyfikator umowy zawartej z Pocztą Polską, datę i miejsce nadania, oznaczenie rodzaju usługi, unikalny kod weryfikujący oraz logo i wybrany przez nadawcę komunikat reklamowy.

Oferta Docufield obejmuje urządzenia o zróżnicowanych parametrach technicznych. Korzystając z naszej wiedzy i bogatego doświadczenia, dobieramy systemy dopasowane do potrzeb klienta w zakresie obsługi korespondencji masowej i seryjnej. A oferowane przez nas rozwiązania sprawiają, że komunikacja z klientami przebiega sprawnie i efektywnie przy równoczesnej oszczędności czasu i optymalizacji wydatków.